راهنمای دستگاه حضور و غیاب

امروزه با پیشرفت تکنولوژی در محیط های کاری به منظور کنترل تردد کارمندان از دستگاه حضور و غیاب استفاده می شود. در این مطلب قصد داریم به بررسی نکاتی بپردازیم که لازم است در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب به آن ها توجه داشته باشید. قبل از برسی این نکات بهتر است با نحوه عملکرد خود دستگاه کنترل تردد آشنایی پیدا کنید. به همین منظور در ادامه به توضیح مختصری در مورد این دستگاه می پردازیم. 

دستگاه حضور و غیاب وظیفه ثبت تردد کارمندان را برعهده دارد. این نوع دستگاه دارای انواع مختلف و مدل های متفاوتی می باشد که هرکدام به نحوی تردد ها را ثبت می کنند. از دستگاه کنترل تردد در محیط های کاری اعم از شرکت ها، اداره ها، کارخانه ها و ... به منظور کنترل تردد کارمندان استفاده می شود. با استفاده از این دستگاه، کارمندان می توانند ساعات ورود و خروج خود را در دستگاه ثبت کنند تا ساعات کارکرد آن ها به طور دقیق محاسبه شود.

دستگاه حضور و غیاب سبب می شود که حقوق کارمندان به طور دقیق محاسبه شود و حقی از کارمند ضایع نگردد. هم چنین سبب راحتی کار مدیران نیز می شود. چرا که راحت تر می توانند حقوق کارکنان را محاسبه کنند. شاید در محیط های کاری با تعداد کارمند کم امکان کنترل تردد کارمندان وجود داشته باشد اما برای محیط های کاری بزرگ که تعداد کارمندان زیاد است این کار ممکن نیست. پس لازم است برای راحتی کار از دستگاه حضور و غیاب استفاده کنند.

در هنگام خرید دستگاه کنترل تردد لازم است به برخی قابلیت ها و ویژگی های دستگاه توجه کنید تا بتوانید بهترین دستگاه حضور و غیاب را خریداری کنید. در ادامه به بررسی نکات و ویژگی هایی می پردازیم که لازم است در هنگام خرید به آن ها توجه کنید.

همان طور که در بالاتر گفتیم دستگاه های حضور و غیاب دارای انواع مختلف و مدل های متفاوتی هستند. هر کدام از این دستگاه ها به نحوی قادر به ثبت تردد می باشند. در واقع روش  شناسایی هر دستگاه با دستگاه دیگر می تفاوت است. از انواع روش های شناسایی دستگاه کنترل تردد می توان به تشخیص چهره، اثر انگشت، کارت و رمز عبور اشاره کرد.

دستگاه های حضور و غیابی که قادر به تشخیص چهره هستند نسبت به سایر دستگاه ها گران قیمت تر هستند. عموما دستگاه های حضور غیاب از 2 الی 4 روش پشتیبانی می کنند. ممکن است دستگاهی از هر 4 روش شناسایی پشتیبانی کند که این دستگاه مسلما دارای قیمت بالاتری خواهد بود. در هنگام خرید به نحوه شناسایی دستگاه توجه کنید تا خرید مناسب تری اشته باشید. به طور مثال در کارگاه هایی که کارکنان آن جا کارهای یدی انجام می دهند و ممکن است انگشت آن ها زخمی شود، بهتر است از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی استفاده نشود. چرا که انگشت کارمندان زخمی می شود و ثبت تردد آن ها با مشکل مواجه خواهد شد.

یکی دیگر از موارد مهمی که لازم است به آن توجه داشته باشید، ظرفیت دستگاه است. هر دستگاهی دارای ظرفیت محدودی می باشد که بعد از پر شدن ظرفیت دستگاه دیگر قادر به ثبت تردد نخواهد بود. در واقع باید حافظه دستگاه خالی شود تا بتواند دوباره ثبت تردد کند. اگر تعداد کارکنان محیط کاری شما زیاد است، بهتر است از دستگاه حضور و غیاب دارای حافظه بیشتر استفاده کنید. چرا که حافظه دستگاه زود پر نشود و هر بار مجبور به خالی کردن حافظه دستگاه نباشید.

توجه داشته باشید که در هنگامخرید دستگاه حضور و غیاب هم به ظرفیت ثبت تردد وهم به ظرفیت تعریف دستگاه توجه کنید. به طور مثال دستگاهی که از روش های تشخیص چهره و اثر انگشت پشتیبانی می کند. دارای ظرفیت تعریف چهره و اثر انگشت مشخصی می باشد. به طور مثال ممکن است دارای ظرفیت تعریف 200 چهره و 400 اثر انگشت باشد. درواقع شما تنها 200 چهره و 400 اثر انگشت می توانید تعریف کنید و امکان تعریف بیشتر وجود ندارد. این موضوع نیز بستگی به تعداد کارکنان دارد.

سومین نکته ای که لازم است در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب به آن توجه کنید، مدت زمان شناسایی و تشخیص دستگاه می باشد. زمانی که دستگاه از کیفیت خوبی برخوردار نباشد سرعت تشخیص آن کم خواهد بود و ثبت تردد کارمندان زمان بر خواهد بود. بهتر است قبل از خرید دستگاه مورد نظر مطمئن شوید که دستگاه سرعت تشخیص بالایی دارد.

موضوع آخری که در خرید دستگاه حضور غیاب بسیار اهمیت دارد، موضوع نرم افزار است. تمامی دستگاه های حضور و غیاب دارای یک نرم افزار محاسبه و کارکرد می باشند. این نرم افزار ساعات کاری، اضافه کاری، کسری کار و ... را محاسبه می کند اما قادر به محاسبه حقوق نمی باشد.

برخی از دستگاه های حضور و غیاب دارای دو نرم افزار هستند. درواقع علاوه بر ارائه نرم افزار محاسبه و کارکرد، یک نرم افزار حقوق و دستمزد هم ارائه می دهند. این نرم افزار قادر به محاسبه حقوق با توجه به ساعات کاری و اضافه کاری می باشد و فیش حقوقی صادر می کند. بهتر است دستگاهی خریداری کنید که دارای نرم افزار حقوق و دستمزد نیز باشد. از جمله دستگاه های حضور و غیاب که دارای هر دو نرم افزار باشد، می توان به دستگاه حضور و غیاب UF100 اشاره کرد که کیفیت فوق العاده بالایی دارد.